Follow Up Managementletter Accountant

Inrichten van een purchase to pay proces waarmee de nadruk komt te liggen op preventieve in plaats van detectieve controles.

Conform planning in ontwikkeling

- Preventieve beheersingsmaatregelen op (EU) aanbestedingen wordt in beperkte mate reeds toegepast; vanuit de spendanalyse wordt terugkoppeling gegeven aan managers over de status rechtmatig inkopen, aanvullend op de preventieve beheersingsmaatregelen.
- Resultaat is dat wordt voorkomen dat de einddatum van contracten te laat wordt gesignaleerd.
- Een eerste verkenning naar een geautomatiseerd proces voor inkopen heeft plaatsgevonden.

- De spendanalyse heeft nu voor het vierde jaar plaatsgevonden en kan breder ingezet worden naar managers ter verantwoording voor het rechtmatig inkopen (Q3).
- Hetzelfde geldt voor het verstrekken van geregistreerde contracten en hun aflooptermijn (Q3).
- In Q4-2021 besluit nemen of en zo ja welke keuze er wordt gemaakt voor een geautomatiseerd systeem voor inkopen zijnde geen P2P-systeem.
- Bovenal dient kennis en kunde vergroot te worden bij (nieuwe) medewerkers inzake het kunnen uitvoeren van (EU) inkooptrajecten.

Actualiseren inkoop- en aanbestedingsbeleid in lijn met de nieuwe aanbestedingsrichtlijnen.

Conform planning in ontwikkeling

Het college heeft besloten dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid onder verantwoordelijkheid valt van/in de portefeuille zit van de wethouder Financiën. Inkoop- en aanbestedingsbeleid is aangepast; besproken met de wethouder Financiën.

Het voorstel tot aanpassing van het inkoopbeleid staat op de planning om medio 2021 door CMT, DT, college en Raad afgehandeld te worden.

Systeemtechnische functiescheiding tussen invoer en controle in te richten voor uitdienst- en overige mutaties.

Conform planning in ontwikkeling

Diverse HR-processen zijn/worden Q3 2020 tot en met Q3 2021 verder doorontwikkeld opdat meer mutaties op digitale wijze plaats kunnen vinden en controle in het systeem geborgd kan worden. Tot dit op voldoende niveau is, wordt rond invoer van mutaties voor controle een zes-ogenprincipe toegepast.

- In Q2 en Q3 2021 hernieuwde processen doorvoeren en uitgebreide Management Self Service en Employee Selfservice operationaliseren.
- Wijze van controle van de HR-processen (mutaties) borgen in systeem en proces hiervoor inrichten in afstemming met control en accountant.

Geen aanbeveling; accountant toetst in de jaarrekeningcontrole 2020 de werking van de nieuwe kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024.

Conform planning in ontwikkeling

De frauderisicoanalyse is onderdeel van de kadernota integraal risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2024. Dit beleidsstuk is op 17 november 2020 in de raad vastgesteld en in Q1 2021 is de risicoanalyse vernieuwd op basis van de nieuwe uitgangspunten. In deze analyse zijn ook fraudeaspecten aan bod gekomen en waar relevant als risico opgenomen.

In 2021 ontwikkelen we integraal risicomanagement verder door. We verrijken de analyse met het in beeld brengen van beheersmaatregelen en breiden de risicoanalyse verder uit.